Reprise de parc informatique pour PME : comment ça se passe quand on n'est pas un grand compte

Les grands brokers sont organisés pour les parcs de plusieurs centaines de machines. Une PME qui renouvelle quarante postes se retrouve souvent avec des devis qui n'arrivent pas, une collecte facturée ou des seuils qu'elle n'atteint pas. Voici ce que vous pouvez raisonnablement attendre, et comment vous y préparer.

Le problème spécifique des PME

Dans une entreprise de 20 à 300 personnes, il n'y a généralement pas de service dédié à la sortie du matériel. C'est le responsable informatique, l'office manager ou le dirigeant lui-même qui s'en occupe, entre deux autres sujets. Les anciens postes s'accumulent dans une réserve, personne ne sait exactement ce qu'ils contiennent comme données, et le jour où il faut faire de la place, on cherche une solution vite.

Côté prestataires, les volumes d'une PME intéressent peu les acteurs structurés pour les grands comptes : déplacement pour trente machines, audit, effacement, le tout pour une marge réduite. D'où des réponses lentes, des minimums de collecte élevés ou des frais de logistique qui absorbent la valeur du lot.

Ce qu'une PME peut attendre d'une reprise bien faite

• Un seuil d'intervention réaliste : une dizaine de machines fonctionnelles suffit pour justifier une collecte en Île-de-France. Au-delà de cette région, la logistique se discute au cas par cas.
• Une réponse rapide : sur la base d'un inventaire même sommaire, une proposition sous 48 heures est un délai normal.
• Le même niveau de traçabilité qu'un grand compte : certificat d'effacement par machine, bordereau DEEE pour ce qui est recyclé. Le RGPD ne fait pas de différence selon la taille de l'entreprise, et une PME a autant besoin de ces documents qu'un groupe.
• Un seul interlocuteur qui gère à la fois le rachat, l'effacement et le traitement des déchets. Le principal bénéfice pour une petite structure, c'est de ne pas avoir à coordonner trois prestataires.

Les trois situations que nous rencontrons

Le parc récent. Vous renouvelez des portables de deux à quatre ans, en état correct. C'est le cas le plus simple : le lot a une vraie valeur, la collecte est offerte et vous recevez un virement. Le seul travail de votre côté est de lever les verrous (BIOS, MDM, comptes) et de fournir l'inventaire.

Le parc mixte. Vous avez des machines récentes, mais aussi du vieux matériel accumulé au fil des années, quelques écrans, des tours de bureau d'une autre époque. C'est la situation la plus fréquente. Le rachat des bonnes machines couvre le traitement du reste, et tout part en une seule opération. L'intérêt n'est pas tant le montant que le fait de vider la réserve proprement et d'un coup.

Le parc sans valeur. Uniquement du matériel ancien ou hors service. Il n'y a rien à racheter, mais il y a des données à effacer et des déchets à traiter dans les règles. C'est une prestation à part entière, facturée au forfait, qui vous évite de gérer vous-même la filière DEEE et le risque de données oubliées sur des disques.

Ce qu'il faut préparer, et ça prend une heure

Un inventaire simple : modèle, quantité, état approximatif, éventuellement le numéro de série. Un tableur suffit, une photo de l'étiquette de chaque machine aussi. Quelques photos du stock donnent une idée fiable de l'état général. Et la liste des verrous à lever, à transmettre à la personne qui administre votre parc, même si c'est un prestataire externe.

Ce que vous n'avez pas à faire : trier, tester, effacer, emballer. C'est précisément le travail du prestataire.

Les obligations, même pour quinze machines

Deux textes s'appliquent quel que soit votre effectif. Le RGPD vous rend responsable des données personnelles présentes sur vos disques jusqu'à leur effacement, et vous devez pouvoir en apporter la preuve. La réglementation DEEE vous rend responsable de la fin de vie de vos équipements électriques jusqu'à leur prise en charge par une filière agréée, avec un document qui l'atteste. Dans les deux cas, le certificat et le bordereau que vous remet le prestataire sont ce qui vous protège en cas de contrôle ou d'incident.

Questions fréquentes